Erfahre:

• Was solltest du bestellen?
• Wie kannst Du vorausdenken und vorplanen?
• Warum ist die Bestandsaufnahme so wichtig?

Du als Hotelmanager hast dich also gefragt: „Wie kann ich den Überblick über meine Bestellungen jederzeit behalten?“ Deine Bestellliste ist sehr lang, du hast viele Gäste zu betreuen und der Veranstaltungskalender und dein Belegungsplan ändern sich ständig. Es steht viel auf dem Spiel: Ein fehlerhaftes Bestellformular kann den Unterschied zwischen einer guten und einer schlechten Bewertung deiner Gäste ausmachen. Hotels können es sich nicht leisten, schlechte Bewertungen zu bekommen: Studien zeigen, dass „81 % der Reisenden immer oder oft Bewertungen lesen, bevor sie ihre Unterkunft buchen“. Erfolgreiche Hotelmanager bestellen clever, um diese Probleme zu vermeiden. Aber was musst du beachten?

Was muss ich bestellen?

Lebensmittel

Hotels sind groß und es gibt viele verschiedene Bereiche, die beliefert werden müssen. Heißt, du brauchst entweder sehr viele verschiedene oder ein sehr großes Bestellformular, um alles zu notieren. Zum einen braucht dein Restaurant Lebensmittel, die wahrscheinlich alle von unterschiedlichen Lieferanten kommen. Du bekommst Brot von der Bäckerei, aber Fleisch vom Metzger und Getränke von deinem Getränkelieferanten. Außerdem brauchst du Obst und Gemüse, Fisch und Meeresfrüchte, Molkereiprodukte… Hast Du einen Verkaufsautomaten? Dann brauchst Du auch Snacks, um diesen aufzufüllen. Jeder Lieferant hat sein eigenes Bestellformular – da ist viel Organisation erforderlich!

Barbedarf

Besonders am Wochenende oder zur Ferienzeit braucht dein Hotel eine gut gefüllte Bar. Das heißt, Wein, Bier, Spirituosen, Mixgetränke, Softdrinks und Säfte. Manche deiner Gäste wollen auch verschiedeneTeesorten und Kaffee, Kartoffelchips, Nüsse usw.

Zimmerbedarf

Deine Gäste verdienen einen komfortablen Hotelbesuch, das heißt, dass die Zimmer immer schön, ausgestattet und sauber sind. Für den Unterhalt der Zimmer benötigst Du Reinigungsmittel, Waschmittel, und weitere Produkte wie: Glühbirnen, Toilettenpapier, Taschentücher oder Desinfektionsmittel, die ersetzt und aufgefüllt werden müssen. Noch wichtiger sind die Toilettenartikel, die jeder Gast in einem Hotelzimmer erwartet, ebenso die Kaffeemaschine, Wasserkocher, Becher, Kaffee, Zucker und weitere Artikel!

Freizeitangebotsbedarf

Besitzt dein Hotel ein Schwimmbad oder Fitnessraum? Dann musst Du sicher gehen, dass Du jederzeit genug Handtücher, Schwimmbadbedarf, Fitnessgeräte und viele weitere Produkte, die zu einem guten Freizeitangebot für deine Gäste dazugehören.

Bürobedarf

Ein Hotel kann ohne Büromaterial nicht funktionieren, und wie kannst Du ohne einen Stift dein großes Bestellformular ausfüllen? Wie soll dein Gast seine Gastanmeldung an der Rezeption ausfüllen, ohne Stift? Viele Hotels stellen ihren Gästen auch Stift und Papier im Zimmer zur Verfügung. Wenn Du Konferenzen oder Tagungen ausrichtest, erwarten deine Gäste auch, dass Du ihnen Papier, Stifte und Wallpaper zur Verfügung stellst.

Vorausdenken und Vorbereiten

Es gibt auf jeden Fall viel zu bedenken, aber unnötige Probleme mit Gästen und Kollegen und Zeitverschwendung lassen sich mit ein wenig Vorbereitung leicht vermeiden. Es hat alles mit Vorausschau und Vorbereitung zu tun und das bringt dir viele Vorteile.

Saison

Das Geschäft eines Hotels hängt von der Saison ab. Die Hauptsaison für dein Hotel, aber auch andere Veranstaltungen werden Gäste anziehen.

Vorausplanen

Im Büro sollest Du einen großen Wandkalender oder einen leicht zugänglichen kleineren Terminkalender haben, in dem alle wichtige Termine, Ferien, Feiertage usw. eingetragen sind. Damit kannst Du einfach auf einem Blick sehen, was ansteht und was für dein Team zu tun ist. Mit dieser Methode gibt es keine Überraschung mehr, und du wirst dich nicht mehr in letzter Minute daran erinnern, dass in ein paar Wochen ein nationaler Feiertag bevorsteht.

Anpassen

Passe deine Bestellungen für die Saison an. Du weißt, dass Du in den Ferien ausgebucht sein wirst. Wahrscheinlich werden deine Lieferanten selbst die Feiertage feiern, sodass Du einige Tage lang keine Lieferungen bekommen kannst. Nach den Feiertagen kann es Verzögerungen geben, da die Lieferanten selbst versuchen, all ihre Lieferungen nachzuholen. Denke voraus und bestelle genug und frühzeitig für die ganze Ferienzeit.

Denk an die kleinen Details

Deine Gäste erwarten in ihren Ferien etwas Besonderes. Hast Du vollständige Dekoration für die Saison oder musst Du mehr bestellen? Hast du noch einen Weihnachtsbaum, Lametta, genug Teelichter oder Elfenmützen für die Mitarbeiter? Während der Ferienzeit ist es schön, besondere festliche Produkte anzubieten. Vielleicht hat dein Barkeeper einen spooky Halloween-Cocktail kreiert und jetzt braucht ihr spezielle Zutaten. Überlege dir das alles im Voraus, damit du nicht mit einem traurigen Barkeeper oder einem nicht vollständig dekorierten Hotel konfrontiert wirst.

Bestandsaufnahme

Die Bestandsaufnahme ist ein sehr wichtiger Prozess, der Verschwendung verhindert und deinen Bestellungsprozess leichter macht. Regelmäßige und präzise Bestandsaufnahme lässt Dich genau wissen, was Du hast, welchen Zustand und wovon Du mehr bald brauchen wirst. Es gibt viele Vorteile einer Bestandsaufnahme, hier sind die 4 wichtigsten noch mal aufgezählt:

1. Du kannst sehen, welche Produkte geöffnet oder noch unbenutzt sind
2. Zerbrochene oder abgelaufene Produkte können entsorgt werden
3. Gewinn-/Verlustrechnungen können durchgeführt werden
4. Du kannst genauer bestellen, um Verschwendung oder Mängel zu vermeiden.

Die Verschwendung gerade von Lebensmitteln ist ein großes Problem in der Hotellerie und deine Gäste sind sich dessen bewusst. Laut Booking.com wollen 81 % der Reisenden im nächsten Jahr in nachhaltigen Unterkünften übernachten. Es war noch nie so in Mode, umweltfreundlich zu sein und die Statiken zeigen, dass deine Gäste dies immer mehr zu ihrer Priorität machen.

Keine Panik!

Obwohl viel zu beachten ist, musst Du dir keine Sorgen machen. Wir haben uns bereits Gedanken gemacht und haben eine eigene digitale Lösung für Bestellungen. mPocket ermöglicht es dir alle deine Bestellungen an einem Ort zu verwalten. Du brauchst nicht mehr viele unterschiedliche Bestellformulare für jeden deiner Lieferanten oder minutenlange in der Warteschleife zu warten, nur um eine Bestellung aufzugeben. Mit mPocket ist es einfach, direkt und präzise.

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