Mach nicht diese 4 Fehler beim Bestellen

Erfahre:

• Welche Fehler sind häufig im Bestellen in der Gastronomie und Hotellerie?
• Wie können diese Fehler vermieden werden?
• Wie kannst Du noch effizienter und genauer bestellen?

Was gibt es ärgerlicheres, wie wenn man bei vollem Haus merkt, dass statt dem fünften Kasten Bier, ein dritter Kasten alkoholfreies Bier geliefert wurde und du dem feiernden Sportverein auf der Terrasse sagen musst „das Bier ist aus – aber wir hätten da noch eine alkoholfreie Alternative“ Vielleicht denkt man zwar in dem Moment „die sollten eh lieber langsam machen und auf alkoholfrei umsteigen.” Aber auf die Kommentare, die dann auf dich und dein Serviceteam zu kommen, brauchen wir hier gar nicht einzugehen. Aber nicht nur die Kommentare vor Ort, sowas spricht sich nicht nur schnell rum, sondern kann auch in negativen Bewertungen online enden. Nicht nur deine Kunden können verärgert sein, wenn es zu einer Falschbestellung kommt und ihr Wunschprodukt bei dir nicht verfügbar ist. Wenn du zum Beispiel aus Versehen zu viele Lebensmittel bestellst, kann es sein, dass du diese wegschmeißen musst, was nicht nur Schade um die Produkte, sondern auch eine Verschwendung von Lebensmitteln wäre. Alles in allem sollte man Fehler in der Bestellung unbedingt soweit wie möglich vermeiden. 

Aber wie kommt es zu solchen Fehlern bei der Bestellung und wie kann man diese vermeiden? 

1. Kein zentraler Einkauf  

Bei euch bestellt die Bar unabhängig vom Restaurant?! So geht’s schneller und man kann direkt bestellen und muss sich nicht noch mit den anderen absprechen? Aber so kann es auch dazu kommen, dass ihr mehr Ausgaben habt, statt bei einer Sammelbestellung aller Abteilungen.  

Die Lösung ist ein zentralisierter Einkauf, der euch dabei hilft, eure Kosten zu reduzieren. Eine oder zwei Personen, die für alle Abteilungen gesammelt die Bestellungen tätigen und so strategisch und mit potenziellen Mengenrabatten bestellt. 

2. Keine richtige Absprach im Team  

Vielleicht habt ihr schon einen zentralisierten Einkauf. Sodas im Hotel, Restaurant und Bar aufschreiben was bei ihnen fehlt und an einem bestimmten Tag bestellt zum Beispiel die Rezeption für alle Bereiche und Abteilungen gesammelt. Da kann es schon mal sein, dass die Handschrift von dem einem vom anderen falsch interpretiert wird und aus der 7 schnell eine 1 wird. Oder es passiert auch mal, dass der Kollege, der immer bestellt, früher gehen musste und nicht mehr erreichbar ist, sodass keiner mit Sicherheit sagen kann, ob die Bestellung schon getätigt wurde oder nicht. So passiert es schnell, dass eine Bestellung unter geht und erst zu spät getätigt wird, das nervt nicht nur das Team, sondern kann im Endeffekt auch deine Gäste verärgern.  

Die Lösung für dieses Problem ist eine gemeinsame Bestellübersicht, bei der jede Abteilung und jeder Zuständige sehen kann, was welche Abteilung, welcher Bereich, bestellen will und ob die Bestellung bereits vom Hauptbesteller getätigt wurde.

3. Keine Vorausschau bei Bestellprozess

Hat jeder beachtet, dass euer Haus am Wochenende ausgebucht ist und das nächste Woche Altstadtfest ist und dann bestimmt einige mehr Gäste vorbeikommen werden?! Es kann vorkommen, dass bevorstehende Veranstaltungen oder Belegungspläne bei der Bestellung aus Versehen nicht beachtet wurden, so kann es schnell zu teuren Nach- und Einzelbestellungen oder leeren Regalen und Kühlhäusern in deinem Restaurant oder Hotel kommen. 

Die Lösung ist es bei den Bestellungen immer den Belegungskalender, sowie den Veranstaltungskalender deiner Stadt oder auch Region im Blick zu halten. Am besten habt ihr diese Informationen immer präsent, wenn ihr die Bestellungen tätigt. 

4. Keine Beachtung & Kommunikation der Angebote und Sonderkonditionen 

Wer bei euch im Team erhält die E-Mails mit den Angeboten und Rabattaktionen von den Lieferanten? Werden diese an die einzelnen Besteller weitergeleitet oder verschwinden sie im Spam oder einfach ungeöffnet und ungelesen im Papierkorb? Was ist mit den Werbebriefen und Flyern, werden die vor der Bestellung genau gelesen oder landen sie auch nur im Altpapier. Dabei könntet ihr, wenn ihr die Angebote nutzt, meist echt was sparen oder ein neues Produkt oder eine neue Produktalternative finden. Was könnt ihr oder auch euer Lieferant tun, dass diese Angebote nicht mehr einfach nur entsorgt, sondern auch gezielt genutzt werden? 

Die Lösung wäre es, wenn Angebote am gleichen Ort, wie die Bestellformulare abgelegt oder versendet werden und man direkt bei der Bestellung nochmal auf diese aufmerksam gemacht wird. So könntet ihr bei jeder Bestellung einfach Angebot und Rabatte lesen und einlösen, ohne sie zu vergessen.  

Es gibt viele verschiedene Arten Bestellungen in der Gastronomie und der Hotellerie zu tätigen, ob einzeln, ob zentralisiert, ob per E-Mail, Fax oder Onlineshop oder auch per SMS, WhatsApp oder Sprachnachricht. Die Hauptsache ist, dass für dein Unternehmen keine unnötige Zeit oder Geld bei der Bestellung verloren geht.  

Auch wir von mPocket haben eine Lösung, die dir die Bestellung vereinfachen soll, vereinbare einen Termin mit unserem Team und teste selbst, wie die Bestellung mit mPocket funktioniert.

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